PDCAサイクル、どれから実施する？

仕事はスピードが勝負を分かつ

業務を改善していくフレームワークとして、「PDCAサイクル」という有名な手法があります。このコラムでは、PDCAサイクルの大切さや、実施の方法を簡単に述べながら、業務改善のスピードを上げる方法をご提案したいと思います。

仕事は、スピードが勝負を分かつところがあります。ビジネスの機会を得た時、仕事に問題が起きた時、行動を起こすのが早く、その仕事が速いほど成果が上がりますし、反対に、対応が後手に回ったり、仕事のスピードが遅いと複数の仕事が溜まり、問題が大きくなって社員の士気が下ったり、会社の評判を落としたりしかねません。その意味で、「仕事が速いと勝ち進み、遅いと負けが込む」と言えます。

そこで、仕事の効果と効率を高めつつ、スピードを上げるために、PDCAサイクルの導入が役立ちます。

PDCAサイクルとは？

PDCAサイクルのアルファベットはそれぞれ、Plan（計画）、Do（行動）、Check（評価）、Action（改善）の略です。

• 【Ｐ】業務を行うにあたって、その業務の目的を達成するための効果的な計画を立てます。
• 【Ｄ】その計画を実行します。
• 【Ｃ】行動の結果を評価し、より良い仕事ができるように計画に改善を加えます。
• 【Ａ】改善した計画を実行します。

このようにして、この４つの項目を順番に実施していき、循環させることで、仕事の効果や効率を高めてゆきます。

PDCAサイクルの中で一番大切なものは？

PDCAサイクルに関するセミナーに参加したり、書籍を読んだりすると、「PDCAサイクルの４つの中で、どれが一番 大切でしょうか？」と訊かれることがあります。

答えはもちろん計画の「Ｐ」です。「PDCAサイクルの中で、Ｐ：（計画）に５０％程度、重点を置くべきである」ということを教えている先生もいます。

私もこの考えに賛成です。なぜなら、人間には環境の変化を嫌う習性があるからです。ですから、今まで慣れ親しんできたやり方を変えることに対して、社員たちは反感を覚えることが多いのです。

そこで、【Ｐ】の計画の段階で十分に考え抜かれていて、新しい計画を実施した結果、仕事の効果・効率が上がり、お客様が喜び、従業員の仕事にもより喜びが伴っている姿が、がありありとイメージできていることが大事です。そうすれば、多くの賛同を得ることができ、【Ｄ】実施した結果、【Ｃ】評価した時にさらなる改善が必要だったとしても、説得力が出て、皆が積極的に取り組んでくれるものです。

PDCAサイクルの中でどれから実施すべきですか？

では今度は、「PDCAサイクルの中でどれから実施するべきか？」という質問をされたら、何と答えるでしょうか？

この質問を経営者にしてみると、「もちろん【Ｐ】計画です。」と答える方が多いのですが、意見が分かれるところでもあり、「【Ｄ】行動から実施する」と答える人がいらっしゃいました。

もちろん、PDCAサイクルを実施するのは、仕事の効果、効率、スピードを高めることが目的ですから、取り組みやすいところから始めていただければ良いのですが、この社長は、なぜ「【Ｄ】行動から実施する」と答えたのでしょうか。

【Ｄ】行動から実施する社長

PDCAサイクルの「【Ｄ】行動から実施する」と答える経営者には共通点はあるのでしょうか。

結論から先に述べますと、「【Ｄ】行動から実施する」と答える人の共通点は、ほとんどが従業員２０名位までの事業規模の経営者であるということです。なぜなら、小企業の社長は会社の仕事をオールマイティーにこなし、良い意味でワンマンであることが多いからです。

このタイプの社長の頭の中には、あらかじめある程度のアイデアや構想があることが多いので、あらためてプランを練るよりも、思いついたことを即行動する方が、スピードが速く、成果につながりやすいのです。

そして何より、実際に数多く行動を起こしていくことで、予期せぬ成功や、予期せぬ失敗を数多く経験できます。これが良い反省材料となって、【Ｃ】チェックを行う段階で、良質な改善案が見えてくることが多くあります。

たくさんの行動を起こせば、たくさんの失敗を経験することになります。これはとても良いことだと思います。もちろん致命的な失敗はしてはいけませんが、失敗は成功の母。生きた情報を数多く得ることは、より確かな改善案を生み出すために大いに役立つのです。

事業を成功に導くためには

大きな成功をする社長は、“異常”ともいえるほどの情熱を持っています。その情熱で【Ｄ】行動しつづけます。

その情熱の元は、「正しい基本理念」です。社長は、正しい経営理念を創り出し、繰り返しその理想を心に焼き付けることで、“自家発電”することが可能となり、強い情熱を保ち続けることができます。その理想を、熱意を込めて述べ伝えることで、多くの人が感化されてゆきます。そして、志を共にできる協力者や資金などの経営資源を引き寄せます。そして事業が大きく発展してゆきます。

もし、小さな会社を経営されていて「新規事業の計画をしているのだが、なかなかまとまらない」とか「なかなか実行に移すことができない」などのお悩みがある社長がいらっしゃいましたら、まずは心の中にしまっているアイデアを、思い切って【Ｄ】行動に移してみてはいかがでしょうか。きっと良きPDCAサイクルが回り始める端緒となると思います。